Führung eines Fahrtenbuchs

Folgende Anforderungen sind an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen:

  • Lesbare Aufzeichnungen zeitnah in gebundener bzw. in sich geschlossener Form (Buchform, keine Loseblattsammlung)
  • geordnete Aufzeichnungen mit fortlaufendem zeitlichen Zusammenhang
  • zeitnahe Erfassung der Fahrten
  • Erkennbarkeit nachträglicher Korrekturen
  • Angabe des Gesamtkilometerstandes zu Beginn und am Ende jeder einzeln zu erfassenden Fahrt
  • die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen (Verweis auf ergänzende Unterlagen sind i. d. R. unzulässig. Nur für bestimmte Berufsgruppen gibt es Erleichterungen.)
  • betriebliche/berufliche Reisen müssen Angaben zu Datum, Reiseziel, aufgesuchte Kunden/Geschäftspartnern bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung enthalten (achten Sie bitte darauf, wenn eine Rechnung von einer Kfz-Werkstatt vorliegt, das auch eine entsprechende Eintragung zur Werkstatt im Fahrtenbuch zu finden ist); bei Umwegen müssen auch diese aufgeführt werden
  • für Aufzeichnung der privaten Fahrten sind die Kilometerangaben ausreichend
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ebenfalls
  • elektronisches Fahrtenbuch oder EDV geführtes Fahrtenbuch ist nur  dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden (eine Tabelle mit dem Programm Excel ist nicht zulässig, da sie abänderbar ist, ohne dass es nachvollziehbare Spuren hinterlässt).

Nur wenn alle Vorschriften eingehalten werden, wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt als ordnungsgemäß anerkannt.

Stand: November 2013

Mögliche Fehler

Bei einer Prüfung werden in aller Regel alle zur Verfügung stehenden Belege geprüft und es werden – vom Mandanten häufig nicht vorhergesehene – Zusammenhänge hergestellt. Insbesondere die nachfolgenden Unachtsamkeiten und Fehler sind zu vermeiden:

  • Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tanktagen liegt entweder deutlich über oder deutlich unter der normalen Reichweite des Kraftfahrzeugs.
  • Auch der Ölverbrauch lässt Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer zu und passt oft nicht zu den Angaben.
  • Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht vorhanden. Oder: Die privat gefahrenen Kilometer zur Erreichung dieses Ortes sind zu gering.
  • Es existieren Tankbelege oder Parkquittungen von Tagen, an denen das Fahrzeug laut den Aufzeichnungen nicht bewegt wurde – auch kurze Fahrten zur Tankstelle müssen eingetragen werden.
  • Der auf der Werkstattrechnung verzeichnete Kilometerstand stimmt nicht mit dem Stand im Fahrtenbuch überein. Daher immer darauf achten, dass der Kilometerstand bei einem Werkstattbesuch nicht geschätzt, sondern exakt abgelesen wird.
  • Der Abgleich der Kilometerstände gilt natürlich nicht nur für Werkstattaufenthalte, sondern auch für TÜV-Untersuchungen und jedwede Art von Dokumentationen eines Kilometerstands in den Belegen.
  • Jede Unterbrechung, jede nebensächliche Fahrt ist gesondert zu dokumentieren – will heißen: Fahrt von Essen nach München mit Tankstop lautet im Fahrtenbuch Essen – Aral-Tankstelle – München.
  • Quittungen oder Rechnungen über Bareinkäufe von z. B. Büromaterial müssen identisch sein mit dem Fahrtenbuch.
  • Schriftverkehr mit Anwälten in Ordnungswidrigkeitsdelikten (Strafzettel etc.), der sich in Ihrer Buchhaltung wiederfindet, muss in der Streckenführung zum Fahrtenbuch passen.
  • Fahrten zum Tanken stellen betriebliche Fahrten dar, d.h. die Fahrt Wohnung – Tanken – Büro ist keine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern eine Betriebsfahrt.

Und nicht zu vergessen: Strafzettel mit Foto von der Polizei müssen vom Aufnahmeort her zum Fahrtenbuch passen. Diese können ebenfalls ein Hinweis über die gefahrene Strecke sein.

Stand: November 2013